구 분

기존(변경 전)

신규(변경 후)

분류레벨

대분류-상세분류(2레벨)

대,중,소-단위업무(4레벨)

보존연한

5종

(영구, 10년, 5년, 3년, 1년)

7종

(영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년)

현 행

개정(안)

개정사유

< 신설 >

제 1 장 총 칙

총칙 장 신설

제1조(목적) <생략>

제1조(목적) <좌동>

제2조(적용범위) <생략>

제2조(적용범위) <좌동>

제3조(용어의 정의) <생략>

제3조(정의) <좌동>

1. "기록물"이라 함은 연구원이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

1. "기록물"이라 함은 연구원이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료로써 유형 및 관리방법의 특수성에 따라 행정기록물, 연구기록물, 시청각기록물, 행정박물로 구분한다.

가. 행정기록물: 연구원 운영 및 관리에 관한 기록물로 문서관리요령에서 정의한 행정문서

나. 연구기록물: 연구의 계획에서 종료에 이르기까지 연구의 전 과정 중 생산된 기록물로 연구문서관리요령에서 정의한 연구문서

다. 시청각기록물: 업무수행과 관련하여 생산된 사진·필름·테이프·비디오·음반·디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물

라. 행정박물: 관인류·상징류·기념류 등 업무수행과 관련하여 보존가치가 있는 형상 기록물

기록물의 정의를 문서관리요령 제4조 문서의 구분에 따라 행정문서와 연구문서의 구분에 따라 세부 정의함.

<신설>

2. “전자기록물”이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 기록정보자료를 말한다.

2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. 2호 좌동

기존 제3조(용어의 정의) 2호 상동

3. “영구기록물관리기관”이라 함은 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 국가기관을 말한다.

<삭제>

불필요한 정의 삭제(우리 연구원은 영구기록물관리기관 해당사항 없음.)

4. “기록물소관부서”라 함은 기록물의 수발 및 처리를 담당하는 부서를 말한다.

<삭제>

<신설>

4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 및 전담인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

상위법(공공기록물 법)에 따른 용어의 정의 보완

5. “기록물관리부서(이하 주관부서라 한다.)”라 함은 연구원 기록물의 수집ㆍ평가ㆍ보존 및 활용 등 기록물관리에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.

6. “처리부서”라 함은 업무 수행의 기본 단위로 직접 기록물을 생산·관리하는 역할을 하는 부서를 말한다.

7. “전자기록생산시스템”이라 함은 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」제3조 제10호~제12호에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

8. “기록관리시스템”이라 함은 주관부서에서 기록물의 수집·보존·활용·이관 등 기록물의 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

9. “기록물 철”이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

10. “단위업무”라 함은 업무의 유사성·독자성 등을 고려하여 영역별·절차별로 세분한 업무를 말한다.

11. “비치기록물”이라 함은 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 사용되어, 처리부서에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.

<신설>

제2장 기록관의 설치 및 운영

기록관 설치·운영 장 신설

제4조(기록관 설치․운영) ① 연구원은 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 문서주관부서에 기록관을 설치․운영한다.

②기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행

2. 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용

3. 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관

4. 기록물에 대한 정보공개청구의 접수

5. 기타 기록물관리에 관한 사항

제4조(기록관의 설치 및 운영) ①연구원은 기록물을 관리하기 위하여 기록관을 설치하여야 한다.

②연구원은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리·관리·보존, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.

공공기록물 법에 따른 기록관의 설치 및 운영의무에 대하여 정함.

<신설>

제5조(기록관의 주요업무) ①주관부서는 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 연구원 중요 기록물의 수집·관리 및 활용

3. 기록물분류기준표의 관리

4. 기록물 정수점검 및 실태조사

5. 처리부서 기록물관리에 대한 지도·감독

6. 미등록 기록물의 수집·등록·관리

7. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물의 평가·폐기

9. 기록관리시스템의 구축·운영

10. 중앙기록물관리기관과의 업무 협의

11. 기타 기록물관리에 관한 사항

②기록물관리업무를 효율적으로 수행하기 위하여 주관부서장은 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

③처리부서의 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 처리부서의 기록물분류기준표 관리에 관한 사항

2. 기록물 철 생성 및 등록에 관한 사항

3. 처리부서 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항

4. 기타 처리부서의 기록물관리에 관한 사항

주관부서의 업무 및 기록물관리 업무 효율을 위한 처리부서 기록물관리책임자의 업무를 명기하여 기록물관리의 임무 부여

제4조2(기록물평가심의회) ①문서의 폐기, 보존기간의 재책정, 보류 등에 관한 사항을 심의ㆍ의결하기 위하여 기록물평가심의회를 구성, 운영한다. (신설 2013.10.25.)

②기록물평가심의회의 구성 및 운영에 관한 사항은 기록물평가심의회 운영지침으로 정한다. (신설 2013.10.25.)

<삭제>

기록물평가심의회 관련 내용을 개정안 제4장에 세부적으로 반영하고, 기록물평가심의회 운영지침은 폐지하여, 기록물관련 규정을 일원화 함.

제5조(기록물관리전문요원) ①연구원은 기록물의 체계적․전문적인 관리를 위하여 기록물관리전문요원을 둔다.

②기록물관리전문요원의 자격은 관련 법률에서 정한 기준에 따른다.

③기록물관리전문요원의 업무는 다음 각 호와 같다.

1. 기록물 생산, 분류, 이

관, 평가․폐기 등 기록관의 기록관리 업무 총괄

2. 기록물평가심의회 운영 (개정 2013.10.25.)

3. 기록관리기준표․분류기준표 운영

<삭제>

개정안 제5조(기록관의 주요 업무)에 관련 내용을 반영하였으므로 중복내용을 삭제함.

<신설>

제3장 기록물의 관리

기록물의 관리 장 신설

제6조(기록물 생산의 원칙) 기록물소관부서는 당해 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산․관리될 수 있도록 하여야 한다.

제6조(기록물의 생산) ①처리부서는 연구원에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산·등록하여야 한다.

②제1항에 따라 생산 후 의무적으로 보존하여야 하는 기록물은 다음 각 호와 같다.

1. 연구원 주요 정책 또는 사업 등을 추진하기 위한 조사연구서 또는 검토서

2. 연구원 주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록

3. 연구원 주요 업무수행과 관련된 시청각 기록물

4. 기타 연구원의 장이 필요하다고 인정하는 중요 기록물

처리부서의 기록물 생산, 등록 의무 및 의무적으로 보존하여야 하는 기록물의 종류를 상세히 명시함.

제7조(기록물의 전자적 생산․관리) 연구원은 기록물이 전자적으로 생산․관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물에 대하여도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.

<삭제>

현행 제7조~제8조의 내용을 개정안 제7조에 반영하여 생산 및 접수된 기록물의 등록의무에 대하여 명시함.

제8조(기록물의 등록 및 관리) ①연구원은 업무수행과정에서 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 연구원 전자문서시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여 관리하여야 한다.

②기록물관리전문요원은 기록물의 보존기간, 공개여부, 비밀여부 및 접근권한 등의 관리기준이 포함된 기록관리기준표를 작성․운영하여야 한다.

③제2항에 따른 기록관리기준표는 행정자치부장관이 정하는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되, 공개여부 및 접근권한 등에 대하여는 기록물관리전문요원이 달리 정할 수 있다. (개정 2016.2.11.)

④기록물소관부서는 매 1년 단위로 전연도 기록물 생산현황을 기록관에 통보하여야 하며 생산기록물을 기록물 기록관으로 이관한다. 다만, 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록관리기준표로 정하는 비치기간까지 그 기록물소관부서에서 보관할 수 있고, 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관으로 이관한다.

제7조(기록물의 등록) ①처리부서는 연구원에서 생산 또는 접수한 기록물을 전자문서시스템에 등록하여야 한다.

②연구원은 등록된 기록물의 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.

③처리부서에서 직접 수집한 기록물을 등록할 시스템이 없는 경우, 주관부서와 협의하여 정한 양식에 따라 목록을 작성·관리하여야 하며 주관부서로 이관 시 반드시 해당 목록과 기록물을 함께 이관하여야 한다.

기록물의 전자적 생산·관리사항을 반영하고, 등록 기록물은 임의로 수정 및 삭제되지 않도록 관리하여야 함을 명시함.

- 기록관리기준표의 작성 운영, 부서별 1년 단위 생산현황 통보는 삭제하여, 조문을 현실성 있게 정비함.

<신설>

제8조(기록물의 분류 및 정리) ①업무과정에서 생산된 기록물을 관리하기 위해 각 처리부서는 기록물분류기준표(별표 제1호)를 활용하여야 한다.

②처리부서는 업무수행과정이 반영되도록 단위업무 범위 안에서 1개 이상의 기록물 철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 이루어져야 한다.

처리부서의 기록물 분류 시 기록물분류기준표 활용 및 단위업무 범위 내에서 기록물은 등록과 동시에 분류 편철되어야 함을 명시함.

제9조(시설 및 장비) 기록관은 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존을 위하여 기록물의 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 보존시설, 장비 및 환경개선을 위한 조치를 강구하여야 한다.

<삭제>

개정안 제22조에 관련 내용을 반영함.

<신설>

제9조(기록물의 이관) ①처리부서는 기록물을 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물 철 단위로 주관부서로 이관하여야 한다. 다만, 업무참고 등의 이유로 이관시기를 연장할 경우 기록물 이관시기 연장신청서(별지 제1호)를 작성하여야 한다.

②제1항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 주관부서로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③기록물을 이관하고자 하는 경우에는 보존기간별로 묶음 처리하거나 이관대상 기록물 철을 단위업무별로 구분하여 보존상자에 넣어 기록물 이관목록(별지 제2호)을 작성하여 함께 제출하여야 한다.

공공기록물법에 따라 처리부서에서 보존기간 기산일로부터 2년 범위 내에서 보관 후 주관부서로 이관하여야 함을 명시하고, 업무참고로 비치하여야 할 경우 10년 범위 이내에서 활용 후 주관부서로 이관하여야 함을 정함.

<신설>

제10조(기록물의 보관 및 보존) ① 처리부서의 업무담당자는 비전자기록물을 보관할 때에는 개인 문서보관함(캐비닛) 혹은 부서별 문서보관소 잠금장치로 안전하게 보관하여야 한다.

②주관부서에서 인수한 기록물은 기록물 형태별, 보존기간별, 생산연도별, 업무기능별 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

③제2항의 규정에 따른 기록물의 서가배치에 대한 구체적인 배열방식은 주관부서장이 정한다.

④보존기간이 준영구 이상인 기록물의 보존방법은 다음 각 호와 같다.

1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법

2. 원본을 그대로 보존하는 방법

⑤주관부서장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관의 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록관은 보존시설 및 장비기준(별표 제2호)에 따라 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축, 변질·충해 방지 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

기록물의 보관 및 보존사항에 대하여 명기함.

- 잠금장치로 안전보관, 문서고 내 기록물 배열방식, 준영구 이상 기록물의 보존방법과 보존 시설 및 장비기준에 따라 보존 환경을 구축하여야 함을 정함.

<신설>

제11조(기록물의 보존기간) ①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년의 7종으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 제3호와 같다.

②보존기간의 기산일은 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

공공기록물관리에관한법률에 따른 보존기간(7종)을 반영함.

제10조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

제12조(기록물의 평가 및 폐기) ①모든 기록물(전자기록물 포함)에 대하여 처리부서에서는 어떠한 경우에도 일체 폐기할 수 없으며, 폐기대상 문서는 주관부서로 이관하여 평가 후 폐기하여야 한다.

②주관부서는 평가·폐기 실시 계획에 따라 일괄적으로 평가대상 목록을 선별 및 작성하여야 한다.

③평가 대상 기록물은 처리부서에서 이관한 기록물 및 주관부서에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 한하며, 기록물의 평가 및 폐기는 생산 부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 기록물평가심의회를 개최하여 해당 기록물의 평가·폐기 여부를 최종적으로 결정한다.

④주관부서장은 폐기업무의 효율적 추진을 위하여 기록물평가심의회 개최시기 및 폐기처리 시기를 위원장에게 제안할 수 있다.

⑤전자기록물을 폐기하는 경우에는 해당 전자기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하며, 비전자기록물은 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 폐기하되 폐기 시 전 과정이 기록물관리전문요원의 입회·감독 하에 이루어져야 한다.

기록물의 평가 및 폐기 시 기록물평가심의회 운영에서 정함을 명기함.

- 세부 내용은 ‘제4장 기록물평가심의회 운영‘에서 정함

제11조(비밀기록물의 관리) 연구원은 비밀기록물을 생산한 때에는 당해 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 보존기간이 만료될 때까지 관리되도록 하여야 한다. 이 경우 보존기간은 비밀보호 기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다.

<삭제>

비밀기록물의 관리 사항은 보안업무요령 제3장(문서보안)에 관련 내용을 반영하고 있으므로 삭제함.

제12조(기록물의 공개여부 분류) ①기록물소관부서는 기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 당해 기록물의 공개여부를 재분류하여 이관하여야 한다.

②기록관은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도부터 매 5년마다 공개여부를 재분류하여야 한다.

③비공개 기록물은 생산연도 종료 후 30년이 경과하면 모두 공개함을 원칙으로 한다.

제13조(기록물의 공개여부 분류) ①처리부서는 기록관의 보존서고로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 당해 기록물의 공개여부를 재분류하여 이관하여야 한다.

②좌동

③좌동

<신설>

제4장 기록물평가심의회 운영

장 신설, 기록물평가심의회 운영지침 폐지

<신설>

제14조(기록물평가심의회의 구성) ①연구원의 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장 1인을 포함하여 5인의 위원으로 구성하며, 위원장을 포함한 내부위원 3인과 외부위원 2인으로 구성한다.

②심의회의 위원장은 기록물관리전문요원이 소속된 부서의 차상위부서장으로 하며, 동 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리전문요원이 소속된 부서의 장으로 한다.

③심의회의 위원은 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 구성한다.

1. 내부위원: 연구원 기록물 처리부서의 장(평가 대상 기록물의 수량 등을 기준으로 선임)

2. 외부위원: 기록관리학, 역사학, 행정학, 문헌정보학 등 관련 전공자로 기록물의 평가 및 보존에 대한 지식과 경험이 풍부한 자

3. 기타 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 자

④외부위원으로 위촉하는 자에 대하여는 예산의 범위 안에서 회의수당 등 필요한 경비를 지원할 수 있다.

기록물평가심의회의 구성을 상위법(공공기록물 법)을 근거로 반영함

<신설>

제15조(위원장의 직무) ①위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.

②위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대리한다.

기록물평가심의위원장의 직무를 정함.

<신설>

제16조(기록물평가심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의 · 의결한다.

1. 보존기간 경과 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항

2. 평가대상 기록물의 생산부서 의견과 기록물관리전문요원 심사 결과에 대한 적정성 여부

3. 연구원 보존 기록물에 대한 보존기간 조정

4. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

기록물평가심의회의 심의의결 사항을 상세 명시함.

<신설>

제17조(평가·폐기 심의 기준) 보존기간 경과 기록물의 평가·폐기를 심의할 때에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 폐기를 보류하여야 한다.

1. 연구원 역사 자료로서의 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물

2. 행정적·증빙적 가치가 높은 기록물로서 보존이 필요한 기록물

3. 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물

4. 기록물의 보존기간이 낮게 책정되었다고 판단되는 기록물

상위법에 따라 기록물 평가 및 폐기의 심의 기준에 대하여 명기함.

<신설>

제18조(처리부서 의견조회 및 기록물관리전문요원의 심사) 기록물관리전문요원은 제16조에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기를 심사하기에 앞서 처리부서의 의견을 조회하여야 한다. 그리고 기록물 평가심의서(별지 제3호) 에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

상위법을 반영하여 처리부서 의견조회 및 기록물관리전문요원 심사 사항을 명기함.

<신설>

제19조(기록물평가심의회 개최 및 의결) ①심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

②심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원(기록물 평가 서면의견서 제출 위원 포함) 과반수의 찬성으로 의결하며, 기록물의 폐기 결정은 가부동수일 경우 부결된 것으로 본다.

③심의회에서 추가검토가 필요하다고 인정한 경우에는 다음 심의회까지 심의를 유보할 수 있다.

상위법을 반영하여 기록물평가심의회 개최 및 의결내용을 반영함.

<신설>

제20조(준수사항) ①심의회 위원은 기록물 평가심의에 성실히 임하여야 하며, 업무상 취득한 정보 및 자료에 대한 보안의무를 준수하여야 한다.

②심의회 위원은 심의에 앞서 기록물평가심의 서약서(별지 제4호)를 작성하여 위원장에게 제출하여야 하며, 부득이한 사유로 심의회에 참석하지 못하는 경우에는 기록물평가 서면 의견서(별지 제5호)로 의견을 제출할 수 있다.

③위원은 심의 종료 후 기록물평가심의 의결서(별지 제6호)에 서명하거나 기명날인 하여야 한다.

④기록물평가심의회 개최 시 기록물관리전문요원은 별도 기록물평가심의회 회의록(별지 제7호)서식에 따라 회의록을 작성하여야 한다.

심의위원의 보안의무 및 부득이한 사유로 불참 시 서면의견서의 대체로 의견 제출 가능함 등을 명시하여 심의회의 준수사항 내용을 포함함.

<신설>

제21조(심의회 기록의 관리) ①기록물관리전문요원은 기록물평가 심의 의결서, 심의서, 회의록을 시스템에 전자문서시스템에 등록·관리하여야 한다.

②기록물평가심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.

기록물평가심의회 관련 기록은 전자문서시스템에 등록 관리하고 보존기간은 영구로 관리하여야 함을 정함..

<신설>

제5장 기록물의 전산화 관리

기록물의 전산화 관리 장 신설

<신설>

제22조(보존시설 및 장비의 확보) ①주관부서장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 보존시설, 장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②주관부서장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 시스템 및 열람 장비를 갖출 수 있다.

상위법에 의거, 기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 보존시설 및 장비를 갖추어야 함을 정함.

<신설>

제23조(주요기록물의 전산화) 주관부서장은 기록관의 보존서고와 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색 · 활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

주요기록물의 전산화로 기록물의 검색, 활용이 용이하도록 하여야 함을 명기함.

<신설>

제24조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 스토리지(이동식 하드를 포함한다), 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광파일(문서자료를 이미지 파일로 광디스크에 입력하여 저장한 것을 말한다) 또는 CD 자료로 구분하여 관리한다.

전산화 기록물은 스토리지, 디스크,, 광디스크 등 안전한 보존매체에 별도 보존하여야 함을 정함.

<신설>

제25조(전자기록물의 백업 및 보존) ①주관부서장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시할 수 있다.

②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

전자기록물의 백업 시 담당자를 지정하고 주기적 백업을 시행할 수 있으며, 담당자는 수시 점검으로 안전한 보존 상태를 유지하여야 함을 정함.

<신설>

제6장 보안관리 및 점검

보안·점검관리 장 신설

<신설>

제26조(기록관 보안관리) ①주관부서장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고 「보안업무요령」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.

②기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 주관부서장에게 허가를 받아야 한다.

기록관 보존서고의 제한구역 지정에 따른 보안관리 철저 의무 명기

<신설>

제27조(기록관 재난관리) 주관부서장은 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태 발생에 대비하여 보안대책 및 재난대비계획을 작성하여 운영할 수 있다.

기록관의 재난대비계획 수립 의무 명시

<신설>

제28조(점검) ①주관부서장은 다음 각 호의 사항을 점검·이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비의 작동상태와 보존 기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부

2. 서고의 온도 및 습도 상태

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황

4. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검

5. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

주관부서장은 보존서고의 시설물 및 환경을 주기적으로 점검 관리하여야 함을 정함.

<신설>

제29조(정수점검) 주관부서장은 2년에 1회 이상 보존 기록물에 대한 서고배치와 정수를 점검하여야 한다.

상위법에 의거, 주관부서의 정수 점검사항 추가

<신설>

제7장 기록물의 대출 및 열람

기록물의 대출 및 열람 장 신설

<신설>

제30조(열람시간) 기록물 열람시간은 당일 근무시간 중으로 한다. 다만, 주관부서장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록물 열람 운영 가능 시간을 정함.

<신설>

제31조(열람 및 대출의 자격) 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 연구원 소속의 임직원

2. 주관부서장이 허가한 공무를 수행하는 자로서 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

3. 기타 필요에 의해 원장이 승인한 자

열람 및 대출이 가능한 자의 자격에 대하여 명시함.

<신설>

제32조(열람 및 대출의 중지) ①다음 각 호에 해당하는 행위를 범할 시는 즉시 열람을 중지시킬 수 있다.

1. 기록물의 훼손·오손·파손

2. 기록물의 무단 반출 시도

3. 열람 공간 내 기기 및 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람 공간 내 음식물 반입행위

5. 그 밖에 열람실 환경을 해하거나 타인의 열람행위를 방해하는 행위

②기록물을 열람하고자 하는 자는 기록물 열람(대출)신청서(별지 제8호)를 작성하여 기록관에 제출하고, 기록물관리전문요원의 입회하에 열람하여야 한다.

③기록물은 연구원 외부 지역으로 반출을 금함을 원칙으로 하나, 부득이한 사유로 반출하고자 하는 때에는 기록물 반출·반입서(별지 제9호)에 등재한 후 담당직원의 안내에 따라 반출하여야 한다.

④기록물은 7일 이내에서 대출할 수 있으며, 기록관은 기록물대출기록부(별지 제10호)에 대출 상황을 기록, 유지관리 하여야 한다.

기록물을 훼손, 무단반출 하는 자는 열람 및 대출을 중지할 수 있으며, 대출 시 기록부를

유지관리 하여야 함을 정함.

<신설>

제33조(열람·대출물의 제한) 주관부서장은 다음 각 호에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물인 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란한 경우

5. 망실 또는 훼손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 홈페이지 등에 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

비밀, 관련이 없는자 등은 기록물을 열람, 대출 할 수 없음을 정함.

<신설>

제8장 기록물관리실태 점검

장 신설

<신설>

제34조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 주관부서장은 기록물의 안전한 보존과 효율적 관리에 필요하다고 인정되는 때에는 처리부서의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.

②주관부서장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

주관부서에서는 처리부서의 기록물관리실태 점검 및 교육을 실시 할 수 있음을 정함.

<부칙신설>

(시행일) 이 요령은 2020년 9월 1일 부터 시행한다.

전부개정에 따른 시행일을 명시함.

구 분

종이기록물

전자기록물

시청각기록물

행정박물

1. 보존서고

서고

면적

고정식

1만권당 99㎡

1십만장당 80㎡

오디오 1만개당 30㎡

비디오 1만개당 68㎡

사진필름앨범 1만권 236㎡

영화필름 1천캔당 30㎡

보존대상량

실소요공간

이동식

고정식 면적의 40～60 퍼센트 내외

2. 작업실

업무 작업실 면적

근무인원 1명당 7㎡ (장비공간 별도)

열람실 면적

근무인원 및 열람좌석 1명당 7㎡,

(열람좌석은 개가식, 폐가식으로 구분하고 특수매체 열람공간 별도)

3. 장비

공기조화설비

항온·항습설비(보존기간 30년 이상 기록물)

온습도계

항온·항습 설비 설치 서고 당 1대

소화설비

가스식 휴대형 소화기

보안장비

이중 잠금장치, 필요시 폐쇄회로 감시 장치 설치

4. 보존환경

유지기준

온도(℃)

18～22℃

18～22℃

필름 매체류 : -2～2℃

자기 매체류 : 13～17℃

18～22℃

습도(%)

40～55%

(변화율은 10% 이내)

35～45%

(변화율은 10% 이내)

필름 매체류 : 25～35%

자기 매체류 : 35～45%

(변화율은 10% 이내)

40～50%

(변화율은 10% 이내)

조명

보존서고 100～300lx, 전시관 50～200lx (원본전시 기준)

5. 전산장비

주전산기

설치

저장장치

설치

입력장비

설치

통신장비

설치

열람장비

설치

6. 마이크로

필름장비

판독복사기

설치(권고)

＊비고 : 1. 흑백 사진 필름, 마이크로 필름은 자기매체 온·습도의 기준에 따른다.

2. 마이크로 필름 장비, 탈산 장비, 소독 장비의 경우는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리시 이를 설치하지 아니할 수 있다.