개인정보보호요령

제정 2013.10.25.

개정 2016. 2.11.

2017. 8.21.

제1장 총칙

제1조(목적) 이 요령은 「개인정보보호법」(이하 “법”이라 한다) 및 연구원 보안관리규정 제7조에 따라 한국전자통신연구원(이하 “연구원”이라 한다) 소관 분야의 개인정보보호를 위해 연구원이 준수하여야 하는 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 요령은 전자적 처리여부를 불문하고 수기문서를 포함한 모든 형태의 개인정보를 운용하는 전 부서에 대하여 적용한다.

제3조(용어의 정의) 이 요령에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “개인정보”란 살아있는 개인에 관한 정보로서 성명·주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 말한다.

2. 개인정보의 “처리”란 개인정보를 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정(訂正), 복구, 이용, 제공, 공개, 파기(破棄), 그 밖에 이와 유사한 행위를 말한다.

3. “정보주체”란 처리되는 정보에 의하여 알아볼 수 있는 사람으로서 그 정보의 주체가 되는 사람을 말한다.

4. “개인정보파일”이란 개인정보를 쉽게 검색할 수 있도록 일정한 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물(集合物)을 말한다.

5. 개인정보의 “유출”이라 함은 관련 법령이나 연구원의 자유로운 의사에 의하지 않고, 정보주체의 개인정보에 대하여 연구원이 통제를 상실하거나 또는 권한 없는 자가 접근한 것을 말한다.

6. 이 요령에서 정의하지 않은 사항은 「개인정보보호법」 및 관련 법령의 정의에 따른다.

제2장 개인정보의 처리 기준

제4조(개인정보의 수집) ①연구원은 정보주체의 동의가 있거나 소관업무의 수행을 위한 목적 등을 위하여 개인정보를 수집할 수 있다.

②연구원은 개인정보를 수집할 경우에 개인정보의 처리 목적을 명확하게 하여야 하고, 그 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 적법하고 정당하게 수집․이용 한다.

③연구원은 민감정보 및 고유식별번호를 처리하지 않음을 원칙으로 한다. 다만, 불가피하게 처리하여야 할 경우에는 법이 정한 바에 따른다.

④연구원은 정보주체가 인터넷 홈페이지를 통하여 회원으로 가입할 경우 주민등록번호를 사용하지 아니하고도 회원으로 가입할 수 있는 방법을 제공하여야 한다.

제5조(개인정보파일의 보유) ①연구원이 개인정보파일을 보유하는 경우 다음 각 호의 사항을 준수한다.

1. 당해 보유파일의 기록항목, 개인정보의 범위, 보유(폐기)기간에 대해서는 문서관리요령의 문서보존연한이 정하는 바를 명시하여야 한다.

2. 수집된 개인정보는 안전하게 보관하여야 하며, 그 목적을 달성한 즉시 파기하여야 한다.

3. 영상정보처리기기를 통해 저장되는 영상정보는 안전한 보관시설을 마련하여 보관 또는 안전한 잠금장치를 설치·운영하여야 한다.

②개인정보파일을 보유하는 부서는 보유일로부터 50일 내에 별표 제1호의 서식으로 개인정보보호 소관부서에 통보한다.

제6조(개인정보의 목적 외 이용 및 제3자 제공) ①연구원은 법의 근거 없이 정보주체의 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 제3자에게 제공하지 아니한다.

②연구원은 제3자가 개인정보의 이용·제공을 요청한 경우에는 각각의 이용·제공 가능 여부를 확인하고 별표 제2호 서식에 기록하여 관리한다.

제7조(개인정보의 파기) ① 연구원은 다음 각 호의 사항에 해당되는 기준을 준수하여 개인정보를 파기한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니한다.

1. 개인정보의 보유기간이 경과된 경우에는 정당한 사유가 없는 한 보유기간의 종료일로부터 5일 이내

2. 개인정보의 처리 목적 달성, 해당 서비스의 폐지, 사업의 종료 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 정당한 사유가 없는 한 개인정보의 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 5일 이내

②개인정보의 파기방법은 다음 각 호와 같다.

1. 전자적 파일 형태인 경우: 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제

2. 제1호 외의 기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체인 경우: 파쇄 또는 소각

③연구원은 개인정보의 파기에 관한 사항은 별표 제3호의 서식으로 기록․관리한다.

④연구원이 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 법령에 따라 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 보존한다는 점을 표시하고 다른 개인정보와 분리하여 저장․관리한다.

제8조(개인정보 처리의 위탁) ①연구원이 개인정보 처리 업무를 위탁받아 처리하는 자 (이하 “수탁자”라 한다)를 선정할 때에는 인력과 물적 시설, 재정 부담능력, 기술 보유의 정도, 책임능력 등을 종합적으로 고려한다.

②연구원이 제3자에게 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 경우에는 다음 각 호의 내용이 포함된 문서에 의하여야 한다.

1. 위탁업무의 목적 및 범위

2. 위탁업무 수행 목적 외 개인정보의 처리 금지에 관한 사항

3. 재위탁 제한에 관한 사항

4. 개인정보에 대한 접근 제한 등 기술적, 물리적 안전성 확보 조치에 관한 사항

5. 위탁업무와 관련하여 보유하고 있는 개인정보의 관리 현황 점검 등 감독에 관한 사항

6. 법 제26조제2항에 따른 수탁자가 준수하여야 할 의무를 위반한 경우의 손해배상 등 책임에 관한 사항

제9조(개인정보 유출) ①연구원은 실제로 유출 사고가 발생한 것으로 확인된 때에는 정당한 사유가 없는 한 5일 이내에 해당 정보주체에게 다음 각 호의 사항을 알려야 한다.

1. 유출된 개인정보의 항목

2. 유출된 시점과 그 경위

3. 유출로 인하여 발생할 수 있는 피해를 최소화하기 위하여 정보주체가 할 수 있는 방법 등에 관한 정보

4. 연구원의 대응조치 및 피해구제절차

5. 정보주체에게 피해가 발생한 경우 신고 등을 접수할 수 있는 담당부서 및 연락처

②연구원은 제1항 각 호의 조치를 취한 이후에는 정보주체에게 다음 각 호의 사실만을 일차적으로 알리고, 추후 확인되는 즉시 알릴 수 있다.

1. 정보주체에게 유출이 발생한 사실

2. 제1항의 통지항목 중 확인된 사항

③연구원은 1만명 이상의 정보주체에 관한 개인정보가 유출된 경우에는 정보주체에 대한 통지 및 조치결과를 과학기술정보통신부장관에게 보고하여야 하며, 5일 이내에 행정안전부장관 또는 정부가 지정한 전문기관 중 어느 하나에 별표 제4호의 서식으로 신고한다. (개정 2016.2.11., 2017.8.21.)

④제3항의 사유가 있는 때에는 제1항에 따라 통지하고 인터넷 홈페이지에 정보주체가 알아보기 쉽도록 제1항의 사항을 7일 이상 게재하여야 한다.

제3장 개인정보의 내부관리

제1절 내부관리 기준

제10조(내부관리의 필수적 항목) 연구원은 개인정보의 안전한 처리를 위하여 법 제29조에 따라 다음 각 호의 사항을 규정하고 준수한다.

1. 개인정보 보호책임자의 지정에 관한 사항

2. 개인정보 보호책임자·분야별 책임자·담당자·취급자의 역할 및 책임에 관한 사항

3. 개인정보의 안전성 확보에 필요한 조치에 관한 사항

4. 개인정보취급자에 대한 교육에 관한 사항

5. 그 밖에 개인정보 보호를 위하여 필요한 사항

제2절 개인정보 보호책임자

제11조(개인정보 보호책임자의 지정) 연구원의 개인정보 보호책임자는 연구원 업무를 목적으로 수집․이용되는 개인정보의 처리 업무를 담당하는 부서의 장인 운영보안실장으로 한다.

제12조(개인정보 보호책임자의 역할 및 책임) ①개인정보 보호책임자의 임무는 다음과 같다.

1. 개인정보보호 계획의 수립 및 시행

2. 개인정보 처리 실태 및 관행의 정기적인 조사 및 개선

3. 개인정보 처리와 관련한 불만의 처리 및 피해 구제

4. 개인정보의 유출 및 오․남용 방지를 위한 내부통제시스템의 구축

5. 개인정보보호 교육 계획의 수립 및 시행

6. 개인정보파일의 보호 및 관리․감독

7. 개인정보 처리방침의 수립․변경 및 시행

8. 개인정보보호 관련 자료의 관리

9. 처리 목적이 달성되거나 보유기간이 지난 개인정보의 파기

②개인정보 보호책임자는 연구원 전체의 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하여 책임진다.

③개인정보 보호책임자는 제1항 업무의 효율적 수행을 위하여 필요 시 관련 부서장의 협조를 얻어 수행할 수 있다.

제13조(개인정보취급자의 범위, 역할 및 책임) ① 개인정보취급자는 연구원 내에서 개인정보와 관련한 업무를 수행하는 자로 정규직 이외에 계약직, 임시직 직원도 포함한다.

②개인정보취급자는 개인정보보호와 관련하여 다음과 같은 역할과 책임을 이행한다.

1. 내부관리계획의 준수 및 이행

2. 개인정보의 기술적․관리적 보호조치 기준 이행

3. 개인정보 침해행위에 대한 점검 등

4. 개인정보 접근 권한의 무단 양도 및 대여 금지

5. 거짓이나 그 밖의 부정한 수단이나 방법으로 개인정보를 취득하거나 처리에 관한 동의를 받는 행위, 업무상 알게 된 개인정보를 누설하거나 권한 없이 다른 사람이 이용하도록 제공하는 행위, 정당한 권한 없이 또는 허용된 권한을 초과하여 다른 사람의 개인정보를 훼손, 멸실, 변경, 위조 또는 유출하는 행위 등 금지

6. 직무상 알게 된 비밀의 누설 및 직무상 목적 외 용도로의 이용 금지

7. 기타 개인정보보호를 위해 필요한 사항의 이행

제3절 개인정보의 보호조치

제14조(물리적 접근제한) ①연구원은 전산실, 자료보관실 등 개인정보를 보관하고 있는 물리적 보관 장소를 별도로 두고 있는 경우에는 이에 대한 출입통제 절차를 수립․운영하여야 한다.

②연구원은 개인정보가 포함된 서류, 보조저장매체 등을 잠금장치가 있는 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제15조(접근통제 시스템의 설치 및 운영) ①연구원은 정보통신망을 통한 불법적인 접근 및 침해사고 방지를 위해 다음 각 호의 기능을 포함한 시스템을 설치․운영한다.

1. 개인정보처리시스템에 대한 접속 권한을 IP(Internet Protocol)주소 등으로 제한하여 인가받지 않은 접근을 제한

2. 개인정보처리시스템에 접속한 IP(Internet Protocol)주소 등을 분석하여 불법적인 개인정보 유출 시도를 탐지

②개인정보취급자가 정보통신망을 통해 외부에서 개인정보처리시스템에 접속하려는 경우에는 가상사설망(VPN : Virtual Private Network) 또는 전용선 등 안전한 접속수단을 적용한다.

③연구원은 취급중인 개인정보가 인터넷 홈페이지, P2P, 공유설정 등을 통하여 열람권한이 없는 자에게 공개되거나 외부에 유출되지 않도록 개인정보처리시스템 및 업무용 컴퓨터에 조치를 취한다.

④별도의 개인정보처리시스템을 이용하지 아니하고 업무용 컴퓨터만을 이용하여 개인정보를 처리하는 경우에는 제1항을 적용하지 아니할 수 있으며, 이 경우 업무용 컴퓨터의 운영체제(OS : Operating System)나 보안프로그램 등에서 제공하는 접근통제 기능을 이용할 수 있다.

제16조(개인정보처리시스템 접속기록 관리) ①연구원은 개인정보취급자가 개인정보처리시스템에 접속하여 개인정보를 처리한 경우에는 개인정보파일, ID 등의 식별자, 접속일시, 접속자 IP 등의 접속지 정보, 입력․출력․변경 등의 수행업무에 대한 접속기록을 남기고 최소한 6개월 동안 보관․관리하여야 한다.

②연구원은 개인정보취급자의 접속기록이 위·변조 및 도난, 분실되지 않도록 해당 접속기록을 안전하게 보관하여야 한다.

③연구원은 전자적 방식에 따라 개인정보처리시스템의 로그를 관리한다.

제17조(접근 권한의 관리) ①개인정보 보호책임자는 개인정보처리시스템에 대한 접근권한을 업무 수행에 필요한 최소한의 범위로 업무 담당자에 따라 차등 부여하여야 한다.

②연구원은 전보 또는 퇴직 등 인사이동이 발생하여 개인정보취급자가 변경되었을 경우 지체 없이 해당 개인정보취급자의 개인정보처리시스템 접근권한을 변경 또는 말소하여야 한다.

③연구원은 개인정보시스템에 접속할 수 있는 사용자 계정을 발급하는 경우, 개인정보취급자 별로 한 개의 사용자계정을 발급하여야 하며, 다른 개인정보취급자와 공유되지 않도록 하여야 한다.

제18조(보안프로그램 설치 및 운영) 연구원은 개인정보처리시스템 또는 업무용 컴퓨터에 악성 프로그램 등을 방지․치료할 수 있는 백신 소프트웨어 등의 보안 프로그램을 설치․운영하며, 다음 각 호의 사항을 준수하여야 한다.

1. 보안 프로그램의 자동 업데이트 기능을 사용하여 업데이트 실시

2. 악성 프로그램관련 경보가 발령된 경우 또는 사용 중인 응용 프로그램이나 운영체제 소프트웨어의 제작업체에서 보안 업데이트 공지가 있는 경우, 즉시 이에 따른 업데이트 실시

제19조(비밀번호 관리) 연구원은 개인정보취급자 또는 정보주체가 안전한 비밀번호를 설정하여 이행할 수 있도록 비밀번호 작성규칙을 수립하여 적용한다.

제20조(개인정보의 암호화) ①연구원은 고유식별정보, 비밀번호 및 바이오정보를 정보통신망을 통하여 송․수신하거나 보조저장매체 등을 통하여 전달하는 경우에는 이를 암호화하여야 한다.

②연구원은 비밀번호 및 바이오정보는 암호화하여 저장하여야 한다. 단 비밀번호를 저장하는 경우에는 복호화되지 아니하도록 일방향 암호화하여 저장하여야 한다.

③연구원은 개인정보를 암호화하는 경우 안전한 암호알고리즘으로 암호화하여 저장하여야 한다.

④연구원은 인터넷 간 및 인터넷 구간과 내부망의 중간지점(DMZ : Demilitarized Zone)에 고유식별정보를 저장하는 경우에는 이를 암호화하여야 한다.

⑤연구원은 업무용 컴퓨터에 고유식별정보를 저장하여 관리하는 경우 상용 암호화 소프트웨어 또는 안전한 암호화 알고리즘을 사용하여 암호화 저장하여야 한다.

제4절 개인정보보호 교육

제21조(개인정보보호 교육 계획의 수립) ①개인정보 보호책임자는 당해년도의 연간 개인정보보호 교육계획을 매년 1분기말까지 수립한다.

②개인정보 보호책임자는 수립한 개인정보보호 교육 계획을 실시한 후에 교육의 성과와 개선필요성을 검토하여 차년도 교육계획 수립에 반영하여야 한다.

제22조(개인정보보호 교육 계획의 실시) ①개인정보 보호책임자는 개인정보보호에 대한 직원들의 인식제고를 위해 노력해야 한다.

②개인정보 보호책임자는 관련 시책에 따라 개인정보보호 교육을 실시한다.

③교육 방법은 집체 교육뿐만 아니라, 인터넷 교육, 그룹웨어 교육 등 다양한 방법을 활용하여 실시하고, 필요한 경우 외부 전문기관이나 전문요원에 위탁하여 교육을 실시할 수 있다.

④개인정보보호에 대한 중요한 전파 사례가 있거나 개인정보보호 업무와 관련하여 변경된 사항이 있는 경우, 부서 회의 등을 통해 수시 교육을 실시할 수 있다.

제5절 기타 개인정보처리 실태 점검 및 관리 등

제23조(개인정보보호의 날) ①개인정보 보호책임자는 매월 하루를 개인정보보호의 날로 지정하여 내부관리계획 및 관련 법령에서 정하는 개인정보보호 규정을 성실히 이행하는지를 주기적으로 점검하고 관련 정책을 홍보하여 개인정보보호의 중요성을 인지시킨다.

②정책 홍보 시에는 웹사이트 및 내부 업무관리시스템 초기화면에 플래시나 관련 지침을 게재하는 등의 방법을 이용한다.

③개인정보보호의 날은 ‘사이버안전진단의 날’과 병행하여 실시할 수 있다.

제24조(개인정보처리 실태 점검 결과의 반영) ①개인정보 보호책임자는 개인정보 보호를 위한 개인정보처리 실태 점검 결과 개인정보의 관리․운영상의 문제점을 발견하거나 관련 직원이 내부관리계획의 내용을 위반할 때에는 시정․개선 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

②개인정보 보호책임자는 차년도 개인정보보호 계획수립 전에 개인정보처리 실태 점검 결과를 검토하고 차년도 개인정보보호 계획 수립 시 반영한다.

제25조(개인정보 처리방침의 수립 및 공개) ①연구원은 개인정보보호법 제30조 제1항에서 정한 사항이 포함된 「개인정보처리방침」을 수립, 인터넷홈페이지에 게재 한다.

②연구원이 개인정보 처리방침을 수립하거나 변경하는 경우에는 인터넷 홈페이지를 통해 지속적으로 게시한다.

제26조(영상정보처리기기 운영․관리) ①연구원은 영상정보처리기기를 설치 운영하는 경우에는 개인정보보호법 제25조 제7항에 따라 「개인영상정보기기 설치 및 운영기준」을 수립하여 정보주체가 쉽게 확인할 수 있도록 공개하며, 이를 변경하는 경우에도 이와 같다.

②연구원은 개인영상정보의 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임질 개인영상정보 보호책임자로 운영보안부장을 지정한다. (개정 2016.2.11.)

③연구원은 개인영상정보의 처리 및 관리를 위한 기준을 별도로 제정 시행할 수 있다.

부 칙

①(시행일) 이 요령은 2013년 10월 25일부터 시행한다.

②(다른 규정 등 폐지)이 요령 시행과 동시에 ‘개인정보보호지침’은 폐지한다.

③(경과조치) 이 요령 시행 이전에 정보관리요령 및 개인정보보호지침에 의하여 시행된 사항은 이 요령에 의하여 처리된 것으로 본다.

부 칙

①(시행일) 이 요령은 2016년 2월 11일부터 시행한다.

부 칙

①(시행일) 이 요령은 2017년 8월 21일부터 시행한다.

별표 제1호

개인정보파일 보유 통보서

구 분		내 용
부서명
업무 분야
파일 명칭
보유 근거(1)
보유 목적
수집 개인정보 항목
수집 방법		ㅇ 오프라인(신청서 등) ㅇ 온라인
파일 생성일
파일 보유기간
개인정보를 통상적 또는 반복적으로 제3자에게 제공하는 경우(2)	제공 받는 자
	제공 근거(3)
	제공하는 개인정보의 범위
개인정보의 주체 수
해당 개인정보의 처리 업무를 담당하는 부서	담당자
	파일 접근방법
	공동사용부서
개인정보 열람 요구를 접수 처리하는 부서
열람제한 및 거절	제한하는 개인정보 범위
	제한 등 사유(4)

* 개인정보파일 보유일로부터 50일 이내에 개인정보보호 소관부서에 통보

1) 개인정보보호법 제15조 제1항 참조

2) 수집 정보를 연구원 외 제3자에게 제공하는 것을 말함(해당 정보의 원내 활용과는 무관)

3) 개인정보보호법 제17조 제1항 참조

4) 개인정보보호법 제35조 제4항 참조

별표 제2호

개인정보의 목적 외 이용․제공 대장

구분	주요내용
① 개인정보파일명
② 이용․제공받는 기관
③ 이용․제공일자
④ 이용․제공주기
⑤ 이용․제공형태
⑥ 이용․제공목적
⑦ 이용․제공근거
⑧ 이용․제공항목
⑨ 비고

별표 제3호

개인정보파일 파기 관리대장

번호	개인정보 파일명	자료의 종류	생성일	폐기일	폐기사유	처리담당자	처리부서장

별표 제4호

개인정보 유출신고서

기관명
정보주체에의 통지 여부
유출된 개인정보의 항목 및 규모
유출된 시점과 그 경위
유출피해 최소화 대책·조치 및 결과
정보주체가 할 수 있는 피해 최소화 방법 및 구제절차
담당부서·담당자 및 연락처		성명		부서	직위		연락처
	개인정보 보호책임자
	개인정보 취급자
유출신고접수기관	기관명		담당자명			연락처